Henningways

Irgendwie liest man auf digg.com ständig darüber. Wie bekomme ich die steigende Arbeitslast bewältigt, wie habe ich mehr Zeit und wie wird einfach alles cooler? Mein Bisheriges System aus ToDo-Listen, Remindern und Nachverfolgung stößt so langsam an seine Grenzen da das System wichtige Grundsätze der Datenhaltung leider nicht beherrscht. So ist die Konsistenz der Daten ständig in Gefahr, eine Nachverfolgung in die Vergangenheit ist ebenfalls schwerlich möglich, da das System einzelne Dinge die es als unspannend definiert ganz schnell aus den Archiven wieder entfernt. Kurz gesprochen, ich rede gerade von meinem Gehirn und dem Prinzip „merk dir was du erledigen willst…“
Nach einigem Hin und Her und der eigenen Fähigkeit sich schnell ablenken zu lassen von allem was spontan viel interessanter ist – wie sagte so schön eine sehr gute Freundin neulich: „Nein ich habe kein ADS… oh schau mal, ein Eichhörnchen!“ oh verdammt jetzt hab ich auch den Faden verloren! Egal. Also, ich verwende jetzt eine Mischung aus Emailprogramm und Tag Basierter Weblösung für meine ToDos. Und damit das ganze auf meinem Laptop, zu Hause, unterwegs via Handy und auch vom Büro-PC aus erreichbar ist, läuft die Lösung im Web und zwar genauer im GMail.

Getting my things done: Mail

Es gibt dort 4 neue Label: (Wer da nicht weiß was ein Label ist: gmail.com und nachlesen!) !action, !later, !reference und !waitingfor. Wenn eine Email eingeht wird sie direkt auf eines der ersten drei Label getaggt und aus dem Eingang verschoben. Immer! So etwas geht allerdings nicht ohne Ausnahmen. Ist die Mail total sinnfrei und doof, wird sie sofort gelöscht. Wird sie irgendwann mal ggf. doch noch interessant wird sie archiviert. Wenn ich sie allerdings mit einem Satz beantworten kann und das ganz fix geht, wird das sofort erledigt. Danach wird die Mail archiviert*.
Erfordert die Mail eine zeitnahe Aktion wird sie in !action verschoben und dort 1 oder 2x am Tag abgearbeitet. Bei Sachen um die ich mich kümmern will aber nicht sofort muss – interessanter Newsletter, Einladung, … – wandert sie in !later. Diesen Ordner sollte ich mindestens einmal pro Woche durchschauen, die Mails abarbeiten oder löschen.
Wurde eine Mail abgearbeitet wird sie archiviert. *Archiviert heißt hier: Aus den Sichten verschoben und nur noch per Suche auffindbar. Eine Mail, die ich wohl noch öfter anschauen muss wandert allerdings in den Ordner !reference. Das ! gibt es im Tagnamen, damit das Tag in der Liste ganz oben erscheint.
Weitere Mails die in der Regel keine Aktion erfordern aber ganz interessant sein können lasse ich direkt in Unterordner sortieren und mich auch darüber nicht im Mailprogramm benachrichtigen. Hierzu zähle ich „social networking status notification“, „serverspam“ von meinem Debian-Server, Mailinglisten-Mails etc. Diese lenken mich dann nicht von der Arbeit ab und ich bekomme sie trotzdem noch.

What about !waitingfor?

Dieses Label benutze ich, wenn ich Mails versende und noch auf eine Antwort warten, z.B. fordere ich ein Dokument an und kann dann gar nicht mehr vergessen solange nachzufragen bis ich es bekommen habe oder mein Gegenüber mir sonst wie antwortet.

Getting my things done: Further Tasks

Dinge die ich erledigen muss sende ich mir selbst via email. Alle Mails kommen bei mir in der inbox an, auch wenn ich spezielle Keywords zwischen Name und dem einfüge, d.h. henning+action… Kommt genauso an wie henning@… D.h. ich kann mir einen Filter einrichten, der eine Mail mit dieser Adresse direkt in die !action-Kiste packen und so direkt nachvollziehen, was ich noch dringend (möglichst am gleichen Tag) oder !later (diese Woche) erledigen muss.

Mehr Zeit für das Wesentliche

Erstens habe ich alle Benachrichtigungen ausgeschaltet, d.h. wenn ich nicht online bin um zu chatten bekomme ich Nachrichten zwar geliefert aber nur durch eine unauffällige Benachrichtigung im Systemtray. Genauso lasse ich es nicht mehr zu, dass eine Email meinen Arbeitsfluss stört. Es dauert ein paar Minuten (merkt man gar nicht so richtig) um wieder in ein kompliziertes Thema hereinzukommen wenn man – auch nur ein paar Sekunden – gestört wurde. Eine schlimme Ablenkung stellt auch noch ein Browser dar. Eigentlich eine sinnvolle Ressource um Informationen nachzuschlagen – doch finde ich RSS-Feeds und Bookmarks die immer direkt sichtbar sind eher störend. Dann schaut man einfach zu oft auf seinen Lieblingswebsites vorbei. Also: Weg damit!